Вы хотели, чтобы день был длиннее хотя бы один раз, чтобы вы могли позаботиться обо всех делах, которые вам нужно сделать?
Но каково было бы решить их все за то время, которое у вас есть, но с большей эффективностью?
Мы представляем вам несколько методов, которые применительно к вашему стилю работы могут помочь вам лучше управлять своим временем и работать более эффективно.
Избегайте многозадачности
Мы часто попадаем в ловушку мысли, что если нам удается выполнять несколько действий одновременно, мы более эффективны. Мы разговариваем с клиентом по телефону во время работы над отчетом, мы пишем электронное письмо во время встречи, убежденные, что можем делать и то, и другое одновременно. Однако наш мозг обрабатывает информацию не одновременно, а последовательно .
Переход от одной деятельности к другой настолько незаметен, что мы не замечаем его, что создает иллюзию того, что мы экономим время и становимся более продуктивными, хотя на самом деле качество нашей деятельности страдает, потому что мы быстро переключаем внимание с одного на другое.
Определите простои в течение дня
Для повышения эффективности необходимо выяснить, какие отвлекающие факторы мешают вам приступить к работе, а какие часто мешают вашей деятельности:
- Вы слишком часто проверяете свою электронную почту?
- Вы слишком много времени проводите в социальных сетях?
- Вы настроили на своем компьютере или телефоне предупреждения и уведомления, которые часто вас отвлекают?
- Разговоры с коллегами по офису занимают больше времени, чем хотелось бы?
Следите за своей деятельностью и замечайте, какие действия повторяются слишком часто, а какие мешают вам работать эффективно . В этом вам может помочь ряд приложений на вашем телефоне или компьютере. После определения вы сможете получить представление о том, сколько времени потрачено на дополнительные занятия, и начать работу над стратегией по их сокращению.
Научитесь расставлять приоритеты
В течение рабочего дня у нас разные по важности задачи, и от их решения зависит бесперебойная работа нашей деятельности.
Поэтому желательно расставить приоритеты задач в соответствии с:
- важность - оценивается в соответствии с вкладом, который они вносят в достижение цели и задач вашей работы; например, выполнение задачи, связанной с клиентом, может быть более важным, чем выполнение административных задач;
- срочность - например, соблюдение установленных законом сроков, соблюдение важных сроков в вашей организации / команде и т. д.
Упорядочивание мероприятий в соответствии с этими критериями в начале дня может быть полезно для лучшего управления вашим временем. В идеале вы должны планировать не только текущий день, но и неделю / месяц, если это позволяет характер вашей деятельности или специфика компании. Еще один важный аспект - учитывать необходимость перепланировки при возникновении новых аварийных ситуаций.
Делайте перерывы
Больше часов работы не обязательно означает повышение производительности. Генри Форд, менеджер автомобильной компании, носящей его имя, пришел к такому выводу в середине 1920-х годов. Изучая продуктивность своих сотрудников, он заметил, что они менее эффективны, когда они работали больше часов в день и больше дней в неделю, поэтому он внес изменения в рабочий график, сократив их активность до 8 часов в день, 5 дней в неделю (расписание, которое сегодня является стандартным). Результаты его изменений не заставили себя долго ждать, его компания стала одной из самых прибыльных в середине прошлого века.
Между тем исследования психологов и ученых подтвердили идею о том, что перерывы полезны для повышения эффективности., потому что это помогает восстановить силы и легче сосредоточиться на занятии. К тому же у вас больше шансов поддерживать постоянный уровень производительности, при этом длительная работа без перерывов приводит к снижению эффективности. Когда вы делаете перерыв, постарайтесь изменить свое внимание: например, если вы сосредоточились на умственной деятельности, во время перерыва сделайте что-то эмоционально значимое для себя или переместитесь в течение нескольких минут.
Не менее важно не пропускать обеденный перерыв, чтобы сэкономить время для работы, и когда вы почувствуете, что со временем накопили высокий уровень усталости, возьмите несколько дней отдыха.
Начните день со сложных дел
Один из главных врагов эффективности - откладывание начала деятельности. Чем сложнее это сделать и нам это не нравится, тем больше мы откладываем на потом. Однако исследования человеческого поведения показали, что люди предпочитают занятия, которые по мере развития становятся более приятными.
По сравнению с рабочей средой выполнение самых неприятных или трудных дел в первой половине дня заставит другие казаться намного проще и приятнее. Кроме того, в первой половине дня у нас обычно самый высокий уровень энергии, мы больше отдыхаем и можем легче концентрироваться. С другой стороны, чем дольше мы откладываем более тяжелые занятия, тем труднее нам будет их начать.
